2.1 Import av kontakter til Link Engage Adressebok

Du kan importere kontakter direkte fra excel. Kontaktene bør sorteres på navn, etternavn og telefonnummer. I tillegg kan man legge inn andre kriterier etter eget ønske. Et godt tips er å sortere dem etter grupper før du importerer. For eksempel ved å legge inn informasjon om hvilken klasse hver kontakt er tilknyttet om man importerer kontaktlisten til en hel skole. Intouch vil da opprette grupper ut i fra excelfilen og sortere kontaktene automatisk. PS. Det går bare å sende til nummeret i kolonnen "Mobilnummer", hver kontakt kan bare ha ett nummer.

Filen må være ".xlsx" for å bli lastet opp.

1) Trykk på ”Importer” Under fanen for adressebok.
2) Trykk ”bla gjennom” og velg filen du ønsker å importere. Når filen er lastet opp trykker du ”Neste”.
3) Velg hvilke kolonner som skal inneholde hvilke data.
a. Eksempel: kolonne A = fornavn, Kolonne B = Etternavn … Kolonne D = Gruppe 
b. Import av samme kontakt til flere grupper: adskill gruppenavn med semikolon. Eksempel: Ansatte;IT avd;XXX
4) Huk av at første rad er overskriftsrad dersom du har overskrift på denne. Om du har overskrift og ikke huker av vil du få en feilmelding.
5) Velg gruppe og tilgjengelighet. Delte kontakter vil være tilgjengelig for alle dine brukere i Link Engage. Private kontakter er kun synlig for brukeren du er logget inn med.
6) Klikk ”Fullfør”

Dersom du får opp feilmeldinger eller noen av kontaktene blir avvist av systemet bør du dobbeltsjekke kolonnen for telefonnummer for feil og at du har markert at første rad inneholder overskrift.
Her er et eksempel på hvordan excel-arket kan se ut før import. Merk at du kan ha flere kolonner med informasjon om kontaktene dine dersom du ønsker det.

Fornavn Etternavn Mobilnummer Gruppe
Bjørn Morten Steimler 9023xxxx klasse1A Elev
Ola Normann 9047xxxx klasse1A Foresatt
Peder Pedersen 9086xxxx klasse1B Lærer